Une situation inédite à laquelle personne ne s’était préparée se présente à nous aujourd’hui…
Les mesures gouvernementales se sont succédées les unes aux autres sans que l’on ait eu le temps de s’y préparer. En tant que manager, vous avez dû gérer en toute urgence le télétravail de vos équipes et de nombreux défis simultanés se sont présentés à vous, comme par exemple :
• Comment s’organiser avec le matériel informatique ?
• Comment assurer la sécurité des données ?
• Comment dois-je ajuster la façon de manager mes équipes ?
• Quels outils digitaux existent pour permettre de poursuivre l’activité de l’entreprise ?
Après l’urgence de ces premiers jours de confinement, désormais, nous pouvons nous attendre à ce que la situation actuelle perdure durant quelques semaines. Pour maintenir l’activité de votre étude/cabinet ou entreprise, il convient donc de réfléchir à un fonctionnement sur plus long terme.
Avec l’équipe de Happy Up Performance, nous aimerions vous accompagner dans cette nouvelle façon de manager en vous proposant une série d’articles autour de ces sujets.
Notre premier billet concerne le télétravail avec une sélection d’outils digitaux qui vont vous aider à manager à distance.
Organiser vos réunions virtuelles
On ne vous présente plus les solutions comme Skype ou Hangout qui bénéficient déjà d’une certaine notoriété.
Mais saviez-vous qu’une start-up bretonne vous propose un outil collaboratif génial pour réaliser des réunions, des ateliers de travail et de gérer des projets à distance et tout ça depuis un téléphone, une tablette ou un ordinateur ?
Son nom : Klaxoon. En solidarité avec la crise actuelle, l’application offre 3 mois d’essai gratuit.
Si vous avez besoin de partager votre ordinateur avec des collègues, Teamviewer peut être la solution ! C’est un logiciel gratuit et très simple d’emploi permettant de partager son ordinateur. Le bonus en ce temps de confinement : il peut servir également à dépanner un ami ou parent en prenant à distance le contrôle d’un ordinateur.
Stocker et partager vos documents de travail
Si vous aviez l’habitude de travailler en local, la situation actuelle va vous obliger à évoluer. Google Drive permet de partager très facilement entre collaborateurs des documents de texte, des feuilles de calcul ou des slides de présentation. Les collaborateurs peuvent interagir avec les documents en y apportant par exemple des commentaires. Les 15 premiers GO de stockage sont gratuits.
Scanner vos documents
Pas d’imprimante ? Pas de panique ! De nombreuses applications gratuites pour scanner vos documents depuis votre téléphone mobile existent, comme par exemple Genius Scan, très simple à prendre en main et qui permet de scanner les documents de façon simple et intuitive.
Communiquer en interne
Si vous n’êtes pas encore passé à une communication par un outil collaboratif, c’est le moment de vous lancer ! Le plus connu des outils est Slack, que nous recommandons vivement.
Voici pourquoi vous devriez envisager de passer à un outil collaboratif comme Slack plutôt que de rester sur un échange par mails :
- L’utilisation d’un outil collaboratif diminue le nombre de mails. Les échanges deviennent beaucoup plus clairs, et ce grâce également au classement par thèmes (les chaines) que l’on nomme librement selon son activité. Et plus besoin de passer son temps à classer les nombreux mails échangés en interne !
- On retrouve beaucoup plus facilement un message échangé grâce à la fonction de moteur de recherche.
- On rejoint seulement les groupes qui nous concernent. En tant que manager vous pouvez par exemple garder une chaine accessible uniquement aux équipes techniques et une autre pour les équipes de Ventes.
- On échange en temps réel. Il y a également une messagerie instantanée pour échanger en direct entre collaborateurs ou groupes de collaborateurs.
- On peut ouvrir des chaines à des clients ou à des tiers.
- C’est aussi bon pour la planète : un mail stocké pendant un an génère 10g de CO2 et 5% de la pollution mondiale provient des mails stockés dans les data centers
L’outil Slack est gratuit jusqu’à 10 000 messages.
Pour conclure
De nombreux outils existent pour faciliter la vie des managers en cette période de télétravail. Certes, le contexte n’est pas évident, mais si on y voyait une réelle opportunité de travailler autrement ? En tout, bon courage à tous les managers et dirigeants pour les semaines à venir ! ??
Qui-suis-je ?
Je suis Cathy Van Eersel, coach en business digital et consultante digitale pour Happy-Up Performance. Sur mon blog, je donne plein de conseils et astuces aux entrepreneurs pour réussir sur le web.