Au-delà de la situation de confinement actuelle, qui nous oblige à gérer au pied levé les contraintes du management à distance, l'évolution des organisations entraîne depuis déjà plusieurs années l’ajustement des pratiques managériales pour animer des équipes éclatées géographiquement, ayant recours au télétravail et au nomadisme, ou faisant partie de projets transversaux.
Manager à distance ne s’improvise pas, et requiert des modes d'organisation et de communication inédits. L'enjeu reste toujours le même malgré l’éloignement physique : coordonner l’activité, favoriser la cohésion d’équipe et maintenir l’engagement individuel.
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Le travail à distance : un défi pour le management
Commençons par une définition du management à distance : on parle de management à distance lorsqu’il s’agit de manager des collaborateurs qui travaillent depuis un autre lieu que leurs bureaux et qui sont donc physiquement éloignés à la fois de leur manager et de leurs collègues. Cette distance peut entraîner une inquiétude, autant pour les managers que pour leurs équipes.
On peut donc voir émerger les 2 principaux défis du management à distance :
- Pour le manager, il est compréhensible d’envisager la distance comme une contrainte, car celle-ci ajoute une difficulté à sa fonction de contrôle ainsi que de l’incertitude quant à ce que réalise le collaborateur.
- Pour le collaborateur, la distance géographique risque de générer un sentiment d’isolement, une baisse de la motivation et une déresponsabilisation progressive.
Des pratiques managériales basées sur la confiance
Selon des études sur la dynamique des collectifs, la présence physique des collaborateurs en un même lieu n’est pas un critère essentiel de la constitution d’une équipe. Pour preuve, nous constatons tous les jours dans nos organisations que des équipes pourtant physiquement proches ont des difficultés à coopérer et à être performantes.
L’enjeu de fond pour le manager consiste à être physiquement absent auprès des collaborateurs tout en se rendant disponible à ces derniers. Celui des membres de son équipe est de parvenir à se sentir proches sans forcément travailler les uns à côté des autres. Concrètement, la distance géographique exige une proximité relationnelle entre les individus, basée sur un management par la confiance.
Dans le cadre d’une étude réalisée sur la relation entre le management à distance et le développement d’une performance individuelle et collective, des entretiens ont été réalisés auprès de managers et employés de secteurs d’activités différents, tous concernés par le travail à distance.
En voici les principales conclusions :
- La confiance est primordiale lorsqu’on travaille à distance : tant pour le manager qui peut alors gagner du temps en ayant l’esprit libre, que pour le managé qui se sent soutenu par cette confiance que son manager a dans son travail.
- Ce n’est pas parce qu’on augmente la distance qu’on doit augmenter le contrôle : l’équilibre est important car trop de contrôle peut être étouffant pour le managé et trop peu peut lui donner l’impression que son travail n’est pas important aux yeux de son manager.
- Pour autant, la confiance n’exclut pas le contrôle car il y a un risque : ne pas exclure la surveillance, ne pas laisser l’autre livré à lui-même pour ne pas le perdre.
- Il y a un enjeu d’individualisation du management : le contrôle dépend de l’autonomie de chaque collaborateur, c’est-à-dire de son niveau de motivation et de sa compétence à un moment donné.
Le collectif : un facteur clé de réussite
Un des critères de réussite majeurs dans une relation de travail à distance réside dans la capacité à rapprocher les membres de l’équipe : la création d’une culture commune est un facteur de succès du management à distance, en partageant des valeurs et des expériences communes.
Pour y parvenir, instaurer des rituels peut permettre de rapprocher les individus : pas de management à distance sans ritualisation (réunions individuelles ou collectives, formelles ou informelles,…).
Par exemple, ritualiser en ligne le café du matin permet de garder un lien social un peu comme si nous étions au bureau.
D’autre part, la distance géographique pousse le manager à arbitrer entre ce qui est nécessaire et ce qui est faisable. Mieux vaut aussi partager ses incertitudes, être encore plus précis dans les objectifs attendus et demander un feedback aux collaborateurs. Une façon de bien se comporter en mode virtuel est d'être un peu moins professionnel et un peu plus personnel. Il faut laisser parler ses émotions et faire preuve d’écoute envers ses collaborateurs.
Quelques préconisations pour un mode de management à distance performant
- Définir un cadre de travail, des règles de fonctionnement claires, ainsi que des objectifs à atteindre afin de réduire la part d’incertitude propre aux rapports à distance.
- Adopter un système de délégation concertée permettant de définir les périmètres d’action de chacun et de favoriser l’efficacité dans la prise de décision.
- Mettre à disposition des collaborateurs à distance les moyens et les outils nécessaires pour qu’ils puissent réaliser leurs missions de manière autonome et efficiente.
- Adopter une approche collaborative en créant des événements collectifs, en communiquant régulièrement les informations pertinentes et en utilisant des outils collaboratifs dédiés.
- Organiser une régularité dans les échanges, qu’ils soient formels ou informels via différents moyens (visioconférence, téléphone,…), en privilégiant le contact visuel.
- Accompagner les collaborateurs en soutenant leurs activités (avec écoute, disponibilité, ouverture), et pas uniquement en évaluant leurs résultats.
- Tenir compte de la personnalité de chaque collaborateur, afin d’agir sur les leviers de motivation de chacun et de maximiser le potentiel de l’équipe.
En conclusion : cultiver la confiance pour réussir à manager à distance
Malgré les défis qu’elle impose de relever, la distance offre la possibilité d’une autonomie nouvelle qui, fondée sur des relations de confiance, devient source de mobilisation et de performance des collaborateurs.
Pour lutter contre le risque de déshumanisation provoqué par la distance géographique, la confiance permet de générer le sentiment d’appartenir à un collectif et apporte ainsi une proximité relationnelle qui permet de dépasser les contraintes propres à la distance physique.
Alors n’hésitez plus : managez la confiance… managez à distance !
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